1. Εισαγωγή

Ο παρών Κανονισμός Λειτουργίας της Επιτροπής Ελέγχου αποτελεί αναπόσπαστο μέρος του Εσωτερικού Κανονισμού Λειτουργίας της Εταιρείας και καταρτίζεται σύμφωνα με τις διατάξεις των νόμων  4449/2017 και 4706/2020, καθώς και με το ισχύον κανονιστικό πλαίσιο εταιρικής διακυβέρνησης.

Ο Κανονισμός αυτός καθορίζει τον ρόλο, τις αρμοδιότητες και τις βασικές αρχές λειτουργίας της Επιτροπής Ελέγχου και δημοσιοποιείται για λόγους διαφάνειας προς τους μετόχους και το επενδυτικό κοινό.

Ο παρών μπορεί να τροποποιείται οποτεδήποτε με σχετική απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου. Η Επιτροπή Ελέγχου εξετάζει σε τακτική βάση την εφαρμογή του παρόντος Κανονισμού και υποβάλλει προτάσεις προς το Διοικητικό Συμβούλιο για οποιεσδήποτε τυχόν τροποποιήσεις κρίνει σκόπιμες.

Η λειτουργία της Επιτροπής Ελέγχου συμμορφώνεται με τις ειδικές απαιτήσεις του άρθρου 10 του ν. 4706/2020, οι οποίες καθορίζουν το πλαίσιο οργάνωσης, λειτουργίας, σύνθεσης και άσκησης αρμοδιοτήτων των επιτροπών του Διοικητικού Συμβουλίου.

 

2. Σκοπός της Επιτροπής Ελέγχου

Η Επιτροπή Ελέγχου επικουρεί το Διοικητικό Συμβούλιο στην εκπλήρωση του εποπτικού του έργου επί της χρηματοοικονομικής πληροφόρησης, της αποτελεσματικότητας του συστήματος εσωτερικού ελέγχου και της συμμόρφωσης της Εταιρείας με το Νομικό και Κανονιστικό πλαίσιο και τον Εσωτερικό Κανονισμό Λειτουργίας. Προς εκπλήρωση αυτού του σκοπού, η Επιτροπή Ελέγχου, χρησιμοποιεί οποιουσδήποτε πόρους κρίνει πρόσφορους, συμπεριλαμβανομένων υπηρεσιών από εξωτερικούς συμβούλους.

 

3. Σύνθεση και θητεία της Επιτροπής Ελέγχου

Η Επιτροπή Ελέγχου αποτελείται από τρία (3) τουλάχιστον μέλη. Αποτελεί είτε: α) επιτροπή του Διοικητικού Συμβουλίου της Εταιρείας, η οποία απαρτίζεται από μη εκτελεστικά μέλη του, είτε β) ανεξάρτητη επιτροπή, η οποία απαρτίζεται από μη εκτελεστικά μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου και τρίτους, είτε γ) ανεξάρτητη επιτροπή, η οποία αποτελείται μόνο από τρίτους οι οποίοι πληρούν τις διατάξεις περί ανεξαρτησίας. Για κάθε περίπτωση από τις παραπάνω πληρούνται οι διατάξεις περί ανεξαρτησίας του ν. 4706/2020 (Α΄136) για τα ανεξάρτητα μέλη, γεγονός το οποίο καταγράφεται επαρκώς αιτιολογημένα κατά την εκλογή τους και κατά την ανανέωση της θητείας τους. Το είδος της Επιτροπής Ελέγχου, η θητεία, ο αριθμός και οι ιδιότητες των μελών της αποφασίζονται από τη Γενική Συνέλευση των μετόχων της Εταιρείας. Τα μέλη της Επιτροπής Ελέγχου ορίζονται από το Διοικητικό Συμβούλιο κατόπιν πρότασης της Επιτροπής Υποψηφιοτήτων, όταν αποτελεί επιτροπή του, ή από τη Γενική Συνέλευση των μετόχων της Εταιρείας, όταν αποτελεί ανεξάρτητη επιτροπή. Τα μέλη της Επιτροπής, που είναι στην πλειοψηφία τους ανεξάρτητα, είναι αρμόδια για τον ορισμό του Προέδρου της Επιτροπής ο οποίος είναι ανεξάρτητος.

Η σύνθεση και λειτουργία της Επιτροπής Ελέγχου συμμορφώνεται με το άρθρο 44 του ν. 4449/2017, το οποίο καθορίζει τις ελάχιστες προϋποθέσεις ανεξαρτησίας, τις γνώσεις χρηματοοικονομικής λογιστικής/ελεγκτικής και τον τρόπο ορισμού και θητείας των μελών.

Οποιοδήποτε μέλος της Επιτροπής Ελέγχου δύναται να δηλώσει παραίτηση, γνωστοποιώντας με έγγραφο ή προφορικό τρόπο την πρόθεση του αυτή στον Πρόεδρο της Επιτροπής Ελέγχου, κοινοποιώντας ταυτόχρονα την παραίτηση του στον Πρόεδρο του Διοικητικού Συμβουλίου της Εταιρείας.

Σε περίπτωση παραίτησης, θανάτου ή απώλειας της ιδιότητας του μέλους, το Διοικητικό Συμβούλιο ορίζει από τα υφιστάμενα μέλη του, νέο μέλος σε αντικατάσταση αυτού που εξέλιπε, για το χρονικό διάστημα μέχρι τη λήξη της θητείας του. Όταν το μέλος είναι τρίτο πρόσωπο, μη μέλος Διοικητικού Συμβουλίου, το διοικητικό συμβούλιο ορίζει τρίτο πρόσωπο, μη μέλος Διοικητικού Συμβουλίου, ως προσωρινό αντικαταστάτη, και η επόμενη γενική συνέλευση προβαίνει είτε στον ορισμό του ίδιου μέλους είτε στην εκλογή άλλου, για το χρονικό διάστημα μέχρι τη λήξη της θητείας του στην Επιτροπή Ελέγχου. Η Εταιρεία προβαίνει στις απαιτούμενες ανακοινώσεις εντός προθεσμίας είκοσι (20) ημερών από τη συνεδρίαση του Διοικητικού Συμβουλίου ή της Γενικής Συνέλευσης και υποβάλλει στην Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς αντίγραφα των πρακτικών των συνεδριάσεων των αρμόδιων οργάνων της (Διοικητικού Συμβουλίου ή Γενικής Συνέλευσης και Επιτροπής Ελέγχου), αναφορικά με τη σύνθεση, τη στελέχωση, και ειδικότερα τον ορισμό, την εκλογή ή την αντικατάσταση, καθώς και τη θητεία των μελών της Επιτροπής Ελέγχου.

Η συγκρότηση της Επιτροπής Ελέγχου λαμβάνει υπόψη την υποχρέωση ισόρροπης εκπροσώπησης των φύλων σύμφωνα με τα άρθρα 3Α και 3Β του ν. 4706/2020, ώστε κάθε φύλο να εκπροσωπείται τουλάχιστον κατά ποσοστό 25%.

 

4. Στελέχωση της Επιτροπής Ελέγχου

Τα μέλη της Επιτροπής Ελέγχου στο σύνολο τους πρέπει να διαθέτουν αποδεδειγμένα επαρκή γνώση στον τομέα στον οποίο δραστηριοποιείται η Εταιρεία, η οποία θα αποδεικνύεται μέσω της επαγγελματικής τους πορείας ή / και μέσω της θεωρητικής τους επιμόρφωσης. Τουλάχιστον ένα μέλος, από τα ανεξάρτητα μέλη της, το οποίο διαθέτει επαρκή γνώση και εμπειρία στη χρηματοοικονομική λογιστική ή στην ελεγκτική (η οποία θα αποδεικνύεται μέσω της επαγγελματικής του πορείας ή / και μέσω της θεωρητικής του επιμόρφωσης) θα πρέπει να παρίσταται υποχρεωτικώς στις συνεδριάσεις της Επιτροπής Ελέγχου που αφορούν στην επισκόπηση των χρηματοοικονομικών καταστάσεων και των σημειώσεων επί αυτών πριν την έγκρισή τους από το Διοικητικό Συμβούλιο.

Τα μέλη της Επιτροπής Ελέγχου πρέπει να πληρούν τα κριτήρια ατομικής και συλλογικής καταλληλότητας, όπως ορίζονται στην Πολιτική Καταλληλότητας της Εταιρείας, που έχει καταρτιστεί σύμφωνα με το άρθρο 3 του ν. 4706/2020.

 

5. Αμοιβές των μελών της Επιτροπής Ελέγχου

Τα μέλη της Επιτροπής Ελέγχου αμείβονται με βάση την εγκεκριμένη πολιτική απόδοχών.

 

6. Καθήκοντα και Αρμοδιότητες της Επιτροπής Ελέγχου

Στα καθήκοντα και τις αρμοδιότητες της Επιτροπής Ελέγχου περιλαμβάνονται τα ακόλουθα:

Α. Εξωτερικός έλεγχος

Η Επιτροπή Ελέγχου παρακολουθεί τη διαδικασία και τη διενέργεια του υποχρεωτικού ελέγχου των ατομικών και ενοποιημένων χρηματοοικονομικών καταστάσεων της Εταιρείας. Στο πλαίσιο αυτό ενημερώνει το Διοικητικό Συμβούλιο υποβάλλοντας σχετική αναφορά για το αποτέλεσμα του υποχρεωτικού ελέγχου και, κατά περίπτωση, για το αποτέλεσμα της διασφάλισης της υποβολής της έκθεσης βιωσιμότητας και επεξηγεί πώς συνέβαλαν ο υποχρεωτικός έλεγχος και η διασφάλιση της υποβολής της έκθεσης βιωσιμότητας στην ακεραιότητα της χρηματοοικονομικής πληροφόρησης και της έκθεσης βιωσιμότητας αντίστοιχα, καθώς και ποιος ήταν ο ρόλος της επιτροπής ελέγχου στην εν λόγω διαδικασία επεξηγώντας αναλυτικά:

– Τη συμβολή του υποχρεωτικού ελέγχου στην ποιότητα και ακεραιότητα της χρηματοοικονομικής πληροφόρησης, δηλαδή στην ακρίβεια, πληρότητα και ορθότητα της χρηματοοικονομικής πληροφόρησης, συμπεριλαμβανομένων των σχετικών γνωστοποιήσεων, που εγκρίνει το Διοικητικό Συμβούλιο και δημοσιοποιείται.

– Το ρόλο της Επιτροπής Ελέγχου στην ανωτέρω διαδικασία, δηλαδή καταγραφή των ενεργειών που προέβη η Επιτροπή Ελέγχου κατά τη διαδικασία διεξαγωγής του υποχρεωτικού ελέγχου.

Στο πλαίσιο της ανωτέρω ενημέρωσης του Διοικητικού Συμβουλίου η Επιτροπή Ελέγχου λαμβάνει υπόψη της το περιεχόμενο της συμπληρωματικής έκθεσης, την οποία ο ορκωτός ελεγκτής λογιστής της υποβάλει και η οποία περιέχει τα αποτελέσματα του υποχρεωτικού ελέγχου που διενεργήθηκε και πληροί τουλάχιστον τις συγκεκριμένες απαιτήσεις σύμφωνα με το άρθρο 11 του Κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 537/2014 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 16ης Απριλίου 2014. Η Επιτροπή Ελέγχου ενημερώνεται επίσης από τον ορκωτό ελεγκτή λογιστή επί του ετήσιου προγράμματος υποχρεωτικού ελέγχου πριν από την εφαρμογή του, προβαίνει σε αξιολόγησή του και βεβαιώνεται ότι το ετήσιο πρόγραμμα υποχρεωτικού ελέγχου θα καλύψει τα σημαντικότερα πεδία ελέγχου, λαμβάνοντας υπόψη τους κύριους τομείς επιχειρηματικού και χρηματοοικονομικού κινδύνου της Εταιρείας. Περαιτέρω, η Επιτροπή Ελέγχου υποβάλλει στο Δ.Σ. προτάσεις και λοιπά σημαντικά θέματα όταν το κρίνει σκόπιμο και παρακολουθεί την απόκριση της Διοίκησης επί των εγκεκριμένων διορθωτικών ενεργειών, εφόσον συντρέχει περίπτωση.

Για την υλοποίηση των παραπάνω, η Επιτροπή Ελέγχου δύναται να πραγματοποιεί συναντήσεις με τη Διοίκηση/αρμόδια διευθυντικά στελέχη κατά τη διάρκεια της προετοιμασίας των οικονομικών εκθέσεων, καθώς επίσης και με τον ορκωτό ελεγκτή λογιστή κατά το στάδιο προγραμματισμού του ελέγχου, κατά τη διάρκεια εκτέλεσής του και κατά το στάδιο προετοιμασίας των εκθέσεων ελέγχου.

Στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της, η Επιτροπή Ελέγχου πρέπει να λάβει υπόψη της και να εξετάσει τα πιο σημαντικά ζητήματα και τους κινδύνους που ενδέχεται να έχουν επίδραση στις χρηματοοικονομικές καταστάσεις της Εταιρείας καθώς και στις σημαντικές κρίσεις και εκτιμήσεις της Διοίκησης κατά τη σύνταξή τους.

Για το σκοπό αυτό, η Επιτροπή Ελέγχου επικοινωνεί έγκαιρα με τον ορκωτό ελεγκτή λογιστή εν όψει της σύνταξης της έκθεσης ελέγχου και της συμπληρωματικής έκθεσης του τελευταίου προς την Επιτροπή Ελέγχου. Επιπλέον, η Επιτροπή Ελέγχου επισκοπεί τις οικονομικές εκθέσεις πριν την έγκρισή τους από το Διοικητικό Συμβούλιο, προκειμένου να αξιολογήσει την πληρότητα και τη συνέπεια αυτών σε σχέση με την πληροφόρηση που έχει τεθεί υπόψη της καθώς και με τις λογιστικές αρχές που εφαρμόζει η Εταιρεία και ενημερώνει σχετικά το Διοικητικό Συμβούλιο.

Επιπρόσθετα η Επιτροπή Ελέγχου επισκοπεί και παρακολουθεί την ανεξαρτησία των ορκωτών ελεγκτών λογιστών ή των ελεγκτικών εταιρειών σύμφωνα με τα άρθρα 21, 22, 23, 26 και 27, καθώς και το άρθρο 6 του Κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 537/2014 και ιδίως την καταλληλότητα της παροχής μη ελεγκτικών υπηρεσιών σύμφωνα με το άρθρο 5 του Κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 537/2014 και είναι υπεύθυνη για τη διαδικασία επιλογής τους και προτείνει τους ορκωτούς ελεγκτές λογιστές ή τις ελεγκτικές εταιρείες που θα διοριστούν σύμφωνα με το άρθρο 16 του Κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 537/2014.

Β. Χρηματοοικονομική πληροφόρηση

Η Επιτροπή Ελέγχου ενημερώνεται για τη διαδικασία και το χρονοδιάγραμμα σύνταξης της χρηματοοικονομικής πληροφόρησης από τη Διοίκηση, παρακολουθεί, εξετάζει και αξιολογεί τη διαδικασία σύνταξης της χρηματοοικονομικής πληροφόρησης, δηλαδή τους μηχανισμούς και τα συστήματα παραγωγής, τη ροή και τη διάχυση των χρηματοοικονομικών πληροφοριών που παράγουν οι εμπλεκόμενες οργανωτικές μονάδες της Εταιρείας και υποβάλλει συστάσεις ή προτάσεις για την εξασφάλιση της ακεραιότητάς της. Επίσης παρακολουθεί, κατά περίπτωση, τη διαδικασία των εκθέσεων βιωσιμότητας, συμπεριλαμβανομένων της διαδικασίας ηλεκτρονικής υποβολής εκθέσεων όπως αναφέρεται στο άρθρο 154Β του ν. 4548/2018, και της διαδικασίας που διενεργεί η επιχείρηση για τον προσδιορισμό των πληροφοριών που υποβάλλονται σύμφωνα με τα πρότυπα υποβολής εκθέσεων βιωσιμότητας που έχουν εγκριθεί δυνάμει του άρθρου 154Α του ν. 4548/2018, και υποβάλλει συστάσεις ή προτάσεις για την  εξασφάλιση της ακεραιότητάς της. Στις παραπάνω ενέργειες της Επιτροπής Ελέγχου περιλαμβάνεται και η λοιπή δημοσιοποιηθείσα πληροφόρηση με οποιονδήποτε τρόπο (π.χ. χρηματιστηριακές ανακοινώσεις, δελτία τύπου) σε σχέση με τις χρηματοοικονομικές πληροφορίες. Στο πλαίσιο αυτό, η Επιτροπή Ελέγχου ενημερώνει το Διοικητικό Συμβούλιο με τις διαπιστώσεις της και υποβάλλει προτάσεις βελτίωσης της διαδικασίας, εφόσον κριθεί σκόπιμο και παρακολουθεί την απόκριση της Διοίκησης επ΄ αυτών.

Γ. Μονάδα  Εσωτερικού Ελέγχου

Η Επιτροπή Ελέγχου παρακολουθεί την λειτουργία της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου σύμφωνα με τα επαγγελματικά πρότυπα και το ισχύον νομικό και κανονιστικό πλαίσιο και αξιολογεί το έργο, την επάρκεια και την αποτελεσματικότητά της, χωρίς ωστόσο να επηρεάζει την ανεξαρτησία της. Είναι αρμόδια να εισηγείται στο Διοικητικό Συμβούλιο την έγκρισή του Κανονισμού Λειτουργίας της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου. Επίσης είναι αρμόδια για την αξιολόγηση της στελέχωσης και της οργανωτικής δομής της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου και εντοπίζει τυχόν αδυναμίες της. Εισηγείται στο Διοικητικό Συμβούλιο τον ορισμό του Υπεύθυνου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου και τον αξιολογεί σε ετήσια βάση. Εφόσον κριθεί σκόπιμο, υποβάλλει προτάσεις προς το Διοικητικό Συμβούλιο, ώστε η Μονάδα Εσωτερικού Ελέγχου να διαθέτει τα απαραίτητα μέσα, να είναι επαρκώς στελεχωμένη με δυναμικό με επαρκείς γνώσεις, εμπειρία και εκπαίδευση, να μη υπάρχουν περιορισμοί στο έργο της και να διαθέτει την προβλεπόμενη ανεξαρτησία.

Η Επιτροπή Ελέγχου εγκρίνει και αξιολογεί το ετήσιο πρόγραμμα ελέγχων της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου, και δίνει τη γνώμη της επί της αξιολόγησης κινδύνων της Εταιρίας, βάσει της οποίας καταρτίστηκε το πρόγραμμα, λαμβάνοντας υπόψη τους κύριους τομείς επιχειρηματικού και χρηματοοικονομικού κινδύνου καθώς και τα αποτελέσματα των προηγούμενων ελέγχων. Εξετάζει επίσης αν το ετήσιο πλάνο ελέγχων καλύπτει τα σημαντικότερα πεδία ελέγχου και συστήματα που άπτονται της χρηματοοικονομικής πληροφόρησης και το υποβάλλει εφόσον τον κρίνει απαραίτητο στο Δ.Σ. προς ενημέρωσή του. Ενημερώνεται για τις απαιτήσεις των απαραίτητων πόρων, και τις επιπτώσεις περιορισμού των πόρων ή του ελεγκτικού έργου της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου εν γένει. Επιπλέον, η Επιτροπή Ελέγχου λαμβάνει γνώση του έργου της  Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου και των εκθέσεών της (τακτικών και έκτακτων) και παρακολουθεί την ενημέρωση του Διοικητικού Συμβουλίου με το περιεχόμενο αυτών και τους κυριότερους κινδύνους και αβεβαιότητες της Εταιρείας, όσον αφορά τη χρηματοοικονομική πληροφόρηση της Εταιρείας. Ειδικότερα, λαμβάνει σε τριμηνιαία βάση αναφορές της Μονάδας Εσωτερικού Ελέγχου, στις οποίες περιλαμβάνονται τα σημαντικότερα θέματα και οι προτάσεις της Υπηρεσίας σχετικά με τα καθήκοντά της, τις οποίες η Επιτροπή Ελέγχου παρουσιάζει και υποβάλλει στο ΔΣ μαζί με τις παρατηρήσεις της, εφόσον κριθεί απαραίτητο. Επίσης, πραγματοποιεί τακτικές συναντήσεις με τον επικεφαλής της Μονάδας  Εσωτερικού Ελέγχου για τη συζήτηση θεμάτων της αρμοδιότητάς του, για την πορεία της εκτέλεσης των εγκεκριμένων από το Δ.Σ. διορθωτικών ενεργειών και ενημερώνει το Δ.Σ. εφόσον απαιτείται.

Δ. Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου

Η Επιτροπή Ελέγχου παρακολουθεί την αποτελεσματικότητα των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου, διασφάλισης της ποιότητας και διαχείρισης κινδύνων της επιχείρησης και, κατά περίπτωση, του τμήματος εσωτερικού ελέγχου της, όσον αφορά τη χρηματοοικονομική πληροφόρηση της ελεγχόμενης οντότητας και, κατά περίπτωση, την υποβολή εκθέσεων βιωσιμότητας της επιχείρησης, συμπεριλαμβανομένης της οικείας διαδικασίας ηλεκτρονικής υποβολής εκθέσεων που αναφέρεται στο άρθρο 154Β του ν. 4548/2018, χωρίς να παραβιάζει την ανεξαρτησία της οντότητας αυτής. Η Επιτροπή Ελέγχου παρακολουθεί την αποτελεσματικότητα του συστήματος εσωτερικού ελέγχου κυρίως μέσω του έργου της Μονάδας  Εσωτερικού Ελέγχου και του έργου του ορκωτού ελεγκτή λογιστή. Επιπλέον, στα πλαίσια της ορθής λειτουργίας του συστήματος εσωτερικού ελέγχου, η Επιτροπή Ελέγχου:

• Είναι αρμόδια για τη διαδικασία επιλογής του ανεξάρτητου αξιολογητή σύμφωνα με την υπ’ αρ. 1/891/30.9.2020 απόφαση της Επιτροπής Κεφαλαιαγοράς.
• Παρακολουθεί την εφαρμογή της Πολιτικής Αξιολόγησης του συστήματος εταιρικής διακυβέρνησης.
• Παρακολουθεί την εφαρμογή της πολιτικής αποτροπής σύγκρουσης συμφερόντων για τα ανώτατα στελέχη της Εταιρείας.
• Υποβάλλει ετήσια έκθεση πεπραγμένων προς την τακτική Γενική Συνέλευση των μετόχων, βάσει των αρμοδιοτήτων της.

Ε. Διαχείριση Κινδύνων

Η Υπηρεσία Διαχείρισης Κινδύνων αναφέρεται στην Επιτροπή Ελέγχου. Ειδικότερα, η Επιτροπή Ελέγχου επισκοπεί τη διαχείριση των κυριότερων κινδύνων και αβεβαιοτήτων της Εταιρείας και την περιοδική αναθεώρησή τους. Στο πλαίσιο αυτό, αξιολογεί τις μεθόδους που χρησιμοποιεί η Εταιρεία για τον εντοπισμό και την παρακολούθηση των κινδύνων, την αντιμετώπιση των κυριότερων από αυτούς μέσω του συστήματος εσωτερικού ελέγχου και της Υπηρεσίας Εσωτερικού Ελέγχου καθώς και τη γνωστοποίησή τους στις δημοσιοποιημένες χρηματοοικονομικές πληροφορίες με ορθό τρόπο. Η Επιτροπή Ελέγχου ενημερώνεται για θέματα διαχείρισης κινδύνων από τον Υπεύθυνο Διαχείρισης Κινδύνων μέσω τακτικών αναφορών και της ετήσιας έκθεσης διαχείρισης κινδύνων. Για τα αποτελέσματα όλων των παραπάνω ενεργειών, η Επιτροπή Ελέγχου ενημερώνει το Διοικητικό Συμβούλιο με τις διαπιστώσεις της και υποβάλει προτάσεις εφαρμογής διορθωτικών ενεργειών, εφόσον κριθεί σκόπιμο.

ΣΤ. Κανονιστική Συμμόρφωση

Η Επιτροπή Ελέγχου αποτελεί το αρμόδιο όργανο μέσω του οποίου η Μονάδα Κανονιστικής Συμμόρφωσης αναφέρεται στο Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρείας. Ειδικότερα η Επιτροπή ελέγχου:

• Ενημερώνεται για θέματα Κανονιστικής Συμμόρφωσης και ειδικότερα για κάθε διαπιστωθείσα σημαντική παράβαση του ισχύοντος θεσμικού και εποπτικού πλαισίου.
• Ενημερώνεται σε τακτική βάση, επί των διενεργούμενων εργασιών της Μονάδας Κανονιστικής Συμμόρφωσης μέσω τακτικών αναφορών Λαμβάνει την ετήσια απολογιστική έκθεση επί του ετήσιου προγράμματος εργασιών Κανονιστικής Συμμόρφωσης, την οποία καταρτίζει ο Υπεύθυνος Κανονιστικής Συμμόρφωσης.
• Εγκρίνει το ετήσιο σχέδιο δράσης Κανονιστικής Συμμόρφωσης και παρακολουθεί την εφαρμογή του.

Η Επιτροπή Ελέγχου εποπτεύει, σε συνεργασία με τη Μονάδα Κανονιστικής Συμμόρφωσης, την εφαρμογή των υποχρεώσεων του Κανονισμού (ΕΕ) 596/2014 (MAR) σχετικά με τη διαχείριση προνομιακής πληροφόρησης, τη διατήρηση καταλόγων προσώπων με πρόσβαση σε εσωτερική πληροφόρηση και τη διαδικασία έγκαιρης και ορθής δημοσιοποίησης προνομιακών πληροφοριών.

Z. Πρόσβαση σε πληροφορίες

Η Επιτροπή Ελέγχου διαθέτει πλήρη και απρόσκοπτη πρόσβαση σε κάθε πληροφορία, αρχείο, υπηρεσία και στέλεχος της Εταιρείας, σύμφωνα με το άρθρο 44 του ν. 4449/2017, προκειμένου να εκπληρώνει τα καθήκοντα και τις εποπτικές της αρμοδιότητες.

7. Λειτουργία της Επιτροπής Ελέγχου

Η Επιτροπή Ελέγχου συνεδριάζει κάθε φορά που κρίνεται σκόπιμο από τον Πρόεδρο της για την ομαλή διεκπεραίωση των αρμοδιοτήτων της. Υπεύθυνος για την πρόσκληση των μελών της Επιτροπής Ελέγχου σε συνεδρίαση είναι ο Πρόεδρος αυτής, ο οποίος αποφασίζει για τα θέματα της ημερήσιας διάταξης και ορίζει την ημερομηνία και την ώρα της συνεδρίασης ύστερα από συνεννόηση με τα μέλη. Η πρόσκληση γνωστοποιείται (με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή με τηλεφωνική κλήση ή με βιντεοκλήση) στα μέλη δύο (2) εργάσιμες ημέρες τουλάχιστον πριν από τη συνεδρίαση. Στην πρόσκληση αναφέρονται τα θέματα της ημερήσιας διάταξης, η ημερομηνία, η ώρα και ο τόπος της συνεδρίασης. Τα θέματα της ημερήσιας διάταξης καθώς και τα σχετικά έγγραφα θα τίθενται κανονικά στη διάθεση κάθε μέλους τουλάχιστον δύο (2) εργάσιμες ημέρες πριν από τη συνεδρίαση σε έγχαρτη ή ηλεκτρονική μορφή.

Η Επιτροπή Ελέγχου βρίσκεται σε απαρτία και συνεδριάζει έγκυρα όταν παρευρίσκονται τουλάχιστον δύο μέλη, ενώ δεν επιτρέπεται η συμμετοχή δια αντιπροσώπου. Οι αποφάσεις λαμβάνονται με απόλυτη πλειοψηφία των παρευρισκόμενων μελών, ενώ σε περιπτώσεις ισοψηφίας υπερισχύει η ψήφος του Προέδρου της Επιτροπής Ελέγχου.

Η Επιτροπή Ελέγχου ορίζει τον γραμματέα της ο οποίος τηρεί λεπτομερή πρακτικά των συνεδριάσεων της Επιτροπής. Τα πρακτικά συντάσσονται στην ελληνική γλώσσα, σε ηλεκτρονική μορφή και δεν απαιτείται να φέρουν αρίθμηση. Εγκρίνονται  και υπογράφονται από τα παριστάμενα σε κάθε συνεδρίαση μέλη της Επιτροπής Ελέγχου. Σε περίπτωση αποστολής των πρακτικών προς έγκριση ηλεκτρονικά απαιτείται η λήψη μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από κάθε μέλος της επιτροπής, στο οποίο θα δηλώνεται η συμφωνία με τα αναγραφόμενα στα πρακτικά.

Τα πρακτικά και τα ηλεκτρονικά μηνύματα των μελών της επιτροπής (τα οποία ισοδυναμούν με υπογραφές των μελών της επιτροπής), που σε αυτή την περίπτωση συνιστούν το Βιβλίο Πρακτικών των συνεδριάσεων της Επιτροπής Ελέγχου τηρούμενο σε ηλεκτρονική μορφή, αποθηκεύονται σε ηλεκτρονικά μέσα που βρίσκονται εντός των κεντρικών γραφείων της Εταιρείας (έδρα).

Σε κάθε περίπτωση, την ευθύνη για την διεκπεραίωση όλων των προαναφερθέντων διαδικασιών τήρησης των πρακτικών την φέρει ο Πρόεδρος της Επιτροπής Ελέγχου. Τα πρακτικά τίθενται στη διάθεση όλων των μελών της Επιτροπής Ελέγχου και του Διοικητικού Συμβουλίου. Αντίγραφα αυτών των πρακτικών επιτρέπεται να εκδίδουν ο Πρόεδρος της Επιτροπής Ελέγχου και ο Πρόεδρος του Διοικητικού Συμβουλίου της Εταιρείας.

Η Επιτροπή Ελέγχου έχει τη δυνατότητα να καλέσει στις συνεδριάσεις της, όποτε αυτό κρίνεται σκόπιμο, οποιοδήποτε μέλος του Διοικητικού Συμβουλίου, οποιοδήποτε υπάλληλο της Εταιρείας ή οποιοδήποτε άτομο κρίνει ότι μπορεί να συνδράμει στο έργο της.

Οι συνεδριάσεις της Επιτροπής Ελέγχου με φυσική παρουσία των μελών της πραγματοποιούνται στην έδρα της Εταιρείας. Εναλλακτικά, η Επιτροπή Ελέγχου δύναται να συνεδριάζει με τηλεδιάσκεψη σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 90 του ν. 4548/2018, με ισοδύναμη ισχύ και εγκυρότητα αποφάσεων όπως οι συνεδριάσεις με φυσική παρουσία. Σε κάθε περίπτωση, η συμμετοχή μέλους της Επιτροπής Ελέγχου σε συνεδρίαση μέσω οπτικής ή ακουστικής σύνδεσης θα θεωρείται έγκυρη.

Η Επιτροπή Ελέγχου συντάσσει και υποβάλλει Ετήσια Έκθεση Πεπραγμένων προς την Τακτική Γενική Συνέλευση των μετόχων της Εταιρείας. Η Ετήσια Έκθεση Πεπραγμένων της Επιτροπής Ελέγχου εκδίδεται από κοινού με την Ετήσια Οικονομική Έκθεση της Εταιρείας, αποτελώντας διακριτό μέρος του περιεχομένου αυτής.